Desde siempre las empresas dedican muchas horas a las reuniones de trabajo, éstas forman parte de las actividades diarias de los empleados y son una oportunidad para crecer e integrarse como equipo, conocer y compartir nuevas ideas, plantear diferentes puntos de vista y establecer metas que permitan trabajar juntos con objetivos comunes generando sinergia y fomentando la comunicación y trabajo en equipo.
Sin duda las reuniones de trabajo son herramientas valiosas para alcanzar objetivos, pero muchas veces resultan tediosas e improductivas.
Uno de los errores más frecuentes al momento de realizar una reunión es que los asistentes lleguen sin conocer de qué se hablará en la misma. Es fundamental afrontar la reunión con un guion previo, el día anterior enviar a los participantes el tema y cómo será el orden de los asuntos a tratar. Aunque siempre pueden surgir imprevistos, ceñirse al acta del día ayuda a agilizar el encuentro y a dejar claros los objetivos propuestos.
Ahora bien, en esta nueva normalidad que nos plantea la pandemia la mayoría de las empresas a nivel mundial han implementado el home office o teletrabajo y con ello ha cambiado también la forma en que se hacen las reuniones y no ha sido fácil para todos. Internet, que es ahora y más que nunca un testigo activo de nuestra vida, ha registrado muchos errores que se comenten en las reuniones virtuales.
Es muy importante tener en cuenta que cada día estamos construyendo una rutina diferente a la que teníamos (antes de la pandemia). Por lo que hacer reuniones desde casa puede resultar más o menos difícil, dependiendo de la personalidad y la disciplina de cada quien, pero con organización y planificación es posible adaptarse al cambio.
En ese sentido a continuación se detallan algunas recomendaciones a considerar al momento de realizar una reunión de trabajo:
- Un punto muy importante a tener en cuenta es que hay que conocer bien cómo funciona la herramienta que se va a utilizar para evitar inconvenientes durante un encuentro remoto. Los errores que se cometen, por el mal uso del micrófono o la cámara, se deben, en su mayoría, a que no se conocen los programas porque los usuarios no entran antes de usarlos, no leen sobre las funcionalidades de los mismos.
- Los ruidos del ambiente son un error común, por lo que se aconseja que cada vez que se ingresa a una sala de reunión virtual, hay que hacerlo silenciado, esto es algo que suele olvidarse cuando uno se pone los auriculares, uno no escucha el ruido del ambiente pero sí lo escuchan el resto de los participantes. Es conveniente también avisar en tu casa que vas a hacer una reunión, si por ejemplo trabajas y tienes hijos, podrías hablar con ellos para hacerles saber que ese encuentro es importante; sin embargo si alguno de ellos hiciera una aparición no es necesario correrlos de la pantalla, sino más bien saber manejar dicha situación. En una conferencia con mucha gente una alta directiva de una empresa fue interrumpida por su hija pero nunca se puso nerviosa, cargó a la nena, la presentó a todos y siguió con lo que estaba diciendo como si nada.
- La imagen es también importante, hoy en día es común escuchar (de hecho es considerado por muchos unos de los beneficios del teletrabajo) que las personas se arreglan de la cintura para arriba, pero desarrollar la rutina diaria, como si estuvieras en tu oficina es fundamental, bañarse, vestirse, desayunar, no necesariamente en ese orden, y luego sentarte en tu puesto de trabajo como si estuvieras en la oficina.
- La organización es clave, una situación que se da con frecuencia es ver gente que se para, que va y viene mientras otros hablan, por lo que se sugiere llevar las cosas que vamos a necesitar para la reunión, igual que cuando entrábamos a la sala de reuniones, ir al baño antes de empezar es buena idea.
- Es necesario poner una foto de perfil y prestar atención a si son varias las personas que usan la misma computadora o la misma aplicación de videoconferencia. Muchas veces se impide el ingreso a las reuniones por la imposibilidad de identificar a quien quiere entrar por esa razón.
- Desde lo estético es importante trabajar con buena iluminación, enfocar bien la cámara, hablar mirando de frente y no de arriba o abajo, calibrar una distancia apropiada entre la cámara y nuestra cara. Que se nos vea bien y que lo que tenemos a nuestro alrededor no distraiga a las personas que van a estar del otro lado.
Definitivamente podemos afirmar que adaptarse a la nueva realidad no es tarea fácil, debemos disponer nuestra mente y romper la resistencia a los cambios. Pero otra parte resulta interesante, también, aprender juntos esta nueva manera de vivir y de enfrentarse a la realidad.
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