En la actualidad mucho se habla de la necesidad de implementar un Sistema de Información ERP para la mejora de los procesos organizacionales; sin embargo, una gran parte de las empresas, independientemente de su tamaño, no realiza una evaluación detallada del valor que esta implementación va a generar previo a la compra y lamentablemente, la mayoría de organizaciones toma este tipo de decisiones sobre la base de criterios subjetivos, basados en una serie de paradigmas sobre los resultados que se tendrá luego de la implementación.
Algunos cuestionamientos que existen acerca de los beneficios de los sistemas de información ERP, son: ¿Nos dará prestigio como empresa?, ¿La información fluirá más rápido?, ¿Habrá reducción de personal?
Es de suma importancia cuantificar en unidades monetarias, de ser posible, de esa manera se reduciría la subjetividad en la evaluación.
Ahora bien, es importante señalar que el sistema de información ERP no es bueno o malo por sí mismo, sino en función del valor que generará para una empresa en particular, dadas sus características actuales y lo que planea hacer en el futuro. Un ERP crea valor motivando a los trabajadores, satisfaciendo a los clientes, empoderando a los directores y coordinando los procesos de negocio entre otras.
Entre los beneficios que se espera luego de la implementación de un sistema de información se pueden citar de manera general: la optimización e integración de procesos, ayuda a la toma de decisiones, ejecución más rápida y con más probabilidades de éxito, acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos), eliminación de operaciones repetitivas e innecesarias y reducción de tiempos y costos (lo cual implica un incremento de la productividad) y flexibilidad para aplicar cambios acorde al entorno de negocios.
Uno de los errores más comunes en la ejecución de los proyectos de implementación de un ERP es llevarlo como un proyecto aislado del Plan Estratégico de la empresa, en el caso que se cuente con un plan estratégico. Se personaliza el producto ERP de acuerdo a los requerimientos de la empresa; sin embargo, estos requerimientos cambian continuamente dado que no tienen clara su estrategia o los procesos para llevarla a cabo.
Es necesario mencionar la importancia que tiene la elección de un ERP que se ajuste más a las necesidades de la empresa, al momento de evaluar el valor que generará el ERP a la organización, es decir si ésta no es muy compleja en cuanto a procesos y se proyecta que no será demasiada la complejidad que aumentará en los próximos años, no se debe adquirir Sistemas de Información que excedan esas complejidades y que tendrán gran cantidad de opciones que en la práctica no serán usadas y que será muy costoso personalizarlas.
El mundo empresarial se está volviendo cada día más complejo y la velocidad del cambio sigue acelerando. Aunque es posible que haya más datos para analizar que nunca, el reto consiste en encontrar formas mejoradas de transformarlos en valor.
La eficiencia empresarial que garantiza la mayoría de los fabricantes de soluciones ERP, principalmente tienes efectos sobre los costos, que nos permite o bien bajar precios o ser más rentables, pero por muy eficiente que sea su empresa, sino aporta valor no irá muy lejos.
El objetivo principal que tendríamos que tener en mente a la hora de la implementación, no sólo de un ERP, sino cualquier solución empresarial, debe de ser incrementar la capacidad de la empresa para crear valor, una empresa eficiente que crea menos valor para sus clientes que la competencia no es nada. Está claro que podemos generar valor mediante la eficiencia, pero este sólo es una pequeña parte del total.
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