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La experiencia a nivel mundial ha demostrado que los proyectos de implementación de sistemas ERP conllevan una serie de factores críticos de éxito, tales como: capacitación, gestión del cambio, gerencia del proyecto, comunicación, la misma que debe existir en todos los niveles del proyecto, lo cual a su vez debe ir acompañado de una evaluación detallada del valor que esta implementación va a generar previo a la compra y que, como se mencionó en el artículo anterior en la mayoría de los casos no se realiza, o se toma la decisión en base a criterios subjetivos. Es de suma importancia cuantificar en unidades monetarias, de ser posible, de esa manera se reducirá la subjetividad en la evaluación.

El costo de implantar un sistema ERP puede ser una de las mayores decisiones de inversión que tome una compañía sobre un componente que no es parte del Core Bussiness del negocio. Esta decisión está atada a las expectativas sobre los beneficios que se pueden obtener de este proyecto. Por esta razón, es muy importante incluir la totalidad de los costos del proyecto y considerar los beneficios en la forma más conservadora.

Ahora bien, los costos de inversión de un proyecto de implementación de un ERP están compuestos por 3 rubros: Software, Hardware y Consultoría, en el gráfico a continuación se describe de manera porcentual dicha composición:

Los servicios de consultoría generalmente es el costo más elevado de un proyecto de implementación. El equipo de consultores debe estar compuesto por expertos en los diferentes componentes de la solución a instalar. Ahora bien ¿Cuál es la razón por la que ese costo representa aproximadamente el 60% de la inversión? Es importante mencionar que la consultoría incluye además de los costos asociados a los honorarios del equipo de implantación, los costos de aplicar adecuadamente las alternativas de funcionalidades del sistema y la integración con otros sistemas en la empresa, si hubieran. Incluye un primer componente de rediseño de los procesos a ser soportados por la solución, la elaboración de un BluePrint de la solución, la parametrización de la herramienta y sus componentes adicionales, la capacitación de los usuarios líderes, el apoyo a la capacitación de los demás usuarios del sistema, el desarrollo de las pruebas de la solución y la puesta en vivo.

Es necesario indicar que el orden que las organizaciones deberían seguir para mejorar la gestión de sus sistemas de información ya ha sido propuesto por la gestión de la calidad y las normas internacionales al respecto, a través del ciclo: Planificar, Hacer, Evaluar y Actuar

 Si se comienza el ciclo desde la Planificación Estratégica, como etapa inicial, seguramente se tendrá una implantación de sistema de información ERP exitosa, que si se comienza implantando el software y corrigiendo las políticas, procedimientos e instrucciones sobre la marcha (como comúnmente se hace), sin tener en cuenta la estrategia de la organización y la estructura organizacional y procesos a los cuales se debe dar soporte.

 

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